In het kort
- Gesprekken worden via je telefoonprovider doorgeschakeld naar de assistent. Je houdt je eigen nummer.
- De assistent zet spraak om in tekst, zoekt een antwoord in de informatie van jouw bedrijf en spreekt het antwoord uit.
- Na elk gesprek krijg je een samenvatting met wie er belde en wat er nodig is.
- Hij geeft geen medisch, juridisch of technisch advies, kan namen en nummers verkeerd verstaan en doet geen toezeggingen die jij niet hebt vastgelegd.
Van telefoontje tot samenvatting in vijf stappen
- Doorschakelen. Je stelt bij je telefoonprovider in dat gesprekken naar de assistent gaan: altijd, alleen buiten openingstijden, of alleen als je niet opneemt. Klanten blijven gewoon je bekende nummer bellen.
- Verstaan. Spraakherkenning zet wat de beller zegt om in tekst, terwijl hij praat.
- Begrijpen en antwoorden. Een taalmodel leest die tekst en zoekt het antwoord in de kennis die voor jouw bedrijf is ingesteld: openingstijden, diensten, prijzen, werkgebied en instructies, zoals welke gegevens hij moet vragen bij een afspraakverzoek.
- Spreken. Een computerstem spreekt het antwoord uit. Omdat dit vrijwel direct gebeurt, voelt het als een gewoon gesprek.
- Samenvatten. Na het gesprek krijg je een overzicht: wie er belde, het terugbelnummer, de vraag en wat er is afgesproken. Jij hoeft alleen nog de vervolgstap te zetten.
De assistent beperkt zich tot wat jij hebt aangeleverd. Daardoor is de voorbereiding belangrijk: hoe vollediger de informatie, hoe meer vragen hij zelf kan afhandelen.
Wat een AI-telefoonassistent goed kan
- Altijd opnemen, ook 's avonds, in het weekend en tijdens drukte, ook als jij zelf in gesprek bent.
- Vaste vragen beantwoorden, telkens op dezelfde manier en vriendelijk.
- Gericht doorvragen, bijvoorbeeld naar postcode, kenteken of gewenste behandeling, zodat jouw terugbelgesprek kort kan blijven.
- Spoed herkennen volgens jouw regels en dat apart aan je doorgeven.
- Afspraak-, verzet- en terugbelverzoeken noteren. Direct in je agenda inplannen of doorverbinden is in overleg mogelijk.
Wat hij niet (goed) kan
Een eerlijk beeld van de grenzen voorkomt teleurstelling, bij jou en bij je bellers.
- Geen advies. Hij geeft geen medisch, juridisch of technisch advies. Bij een tandartspraktijk adviseert hij dus niet over pijn of medicijnen, en bij een installateur zegt hij niet hoe je een storing zelf oplost. Bij gevaar verwijst hij naar 112.
- Namen, nummers en kentekens. Spraakherkenning kan zich vergissen, zeker bij achternamen, straatnamen of een slechte verbinding. Daarom laat de assistent belangrijke gegevens herhalen of spellen, en staat het terugbelnummer van de beller ook in de samenvatting.
- Lawaai en dialect. Veel achtergrondgeluid, zoals een drukke straat of een rijdende auto, of sterk dialect maakt het verstaan lastiger.
- Geen toezeggingen. Hij belooft geen prijzen, levertijden of kortingen die niet in zijn instructies staan.
- Geen mens. Bij een klacht, verdriet of een ingewikkeld verhaal mist hij het inlevingsvermogen van een mens. Spreek af dat zulke gesprekken worden genoteerd voor terugbellen, of worden doorverbonden.
- Geen betalingen. Hij neemt geen betaalgegevens aan.
Weet de beller dat het een AI is?
Ja, en dat hoort ook zo. Volgens artikel 50 van de Europese AI-verordening moeten mensen weten dat ze met een AI-systeem praten, tenzij dat al overduidelijk is. Volgens de Europese Commissie gelden deze transparantieregels vanaf 2 augustus 2026. De assistent van Altijdbereikt zegt daarom aan het begin van elk gesprek kort dat hij een AI-assistent is.
Hoe zit het met privacy?
Bellers geven persoonsgegevens, zoals hun naam, telefoonnummer en de reden van hun telefoontje. Jouw bedrijf is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn de verwerker. Daarom sluiten we een verwerkersovereenkomst af. Een paar praktische punten:
- Vermeld in je eigen privacyverklaring dat telefoongesprekken door een AI-assistent worden aangenomen.
- Laat de assistent alleen vragen wat nodig is. Een tandartspraktijk laat hem bijvoorbeeld geen medische details uitvragen.
- Spreek af hoe lang gesprekken en samenvattingen worden bewaard.
Meer lees je in onze privacyverklaring.
Zelf horen hoe het klinkt
De makkelijkste manier om te begrijpen hoe het werkt, is het zelf te proberen. Op de pagina over de AI-telefoonassistent praat je in je browser met de assistent van een fictieve tandartspraktijk. Stel bijvoorbeeld een vraag over de openingstijden, of probeer een afspraak te verzetten.